Aprende mandar mails como un profesional

El correo electrónico es una herramienta básica en cualquier trabajo. Mandas cualquier cantidad de emails para ponerte en contacto con compañeros, jefes, clientes y hasta competidores. Justo por eso, necesitas comunicarte con claridad y eficiencia a través de este medio.

Es fundamental escribir de la forma correcta, porque es el primer contacto, y muchas veces el único, que se tiene con la otra persona. Escribir con emoticones, mala ortografía o una mala redacción, lleva el mensaje implícito de que no eres profesional o no te tomas en serio tu labor. Te damos las claves sobre cómo redactar emails efectivos para una buena comunicación escrita.

  1. Respeta el tiempo del destinatario. Nadie quiere pasarse media mañana tratando de descifrar lo que estás tratando de decir ni leyendo una larga historia que no tiene ningún valor para los objetivos de la compañía.  
  2. Usa ideas claras. Selecciona cuidadosamente las frases, las preguntas y los temas del contenido. Si tienes alguna solicitud, hazla de forma directa, concreta y sin ambigüedades. 
  3. Ten un asunto concreto. No hay nada peor que un correo en que se tocan 17 temas y al final, quienes lo leen no tienen ni idea de lo que hay que hacer a continuación, quién es responsable de qué, o qué de todo eso es lo realmente urgente.
  4. Adjunta archivos solamente si es necesario. Hay un lugar especial en el purgatorio laboral para todos esos seres que les gusta saturar los servidores de la empresa adjuntando archivos pesadísimos. Mejor usa plataformas como WeTransfer, DropBox o OneDrive.
  5. Usa una cuenta profesional. Si trabajas en una empresa, seguro tienes una cuenta de correo corporativa, pero si eres freelance, necesitas una cuenta que refleje seriedad y profesionalismo, nadie puede tomar en serio un correo de "elbailamirey@gmail.com" o de "dulxeprinxezaaa@yahoo.com".
  6. Agrega el destinatario al final. Así se reduces el riesgo de mandar un correo incompleto o con errores o a la persona equivocada. Acuérdate que siempre hay que darle una segunda leída a todos tus correos. Los correctores ortográficos son muy útiles, pero no te puedes confiar ciegamente en ellos.
  7. Cuidado con el "Reply All". Clásico que te llega un correo para confirmar el lugar de una reunión con todo el equipo de tu área y luego pasas toda la tarde recibiendo notificaciones de personas que responden copiando a todos con un "enterado", "ok, gracias", "sale". 

 

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