Las organizaciones sin un proceso efectivo para la administración de su portafolio de nuevos productos y selección de proyectos, enfrentan comúnmente desviaciones y problemas para la ejecución de su estrategia. La mayoría de esos problemas están asociados con el desarrollo de iniciativas y pueden ser rastreados directamente a través de una ineficiente adminste el caso, es importante que exista una entidad que se encargue de organizarlos, asignarles prioridad de atención e incluso de eliminar los proyectos que no generan valor a la organización.
Cada administrador de proyectos quisiera tener recursos disponibles para completar con alta calidad los entregables, en tiempo y forma. Igualmente los administradores de proyectos buscan participar en planes que son percibidos con alto valor para la empresa, lo cual permite que el ambiente laboral sea placentero y con menores niveles de frustración.
La APP cambia de manera invariable la cultura de la organización orientada a proyectos debido a que nos lleva a hacernos las siguientes preguntas:
Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es “no”, entonces el proyecto debería ser detenido. De esta manera la organización puede asegurarse de que sus esfuerzos se están enfocando en la entrega de la estrategia definida, objetivos u otros beneficios comprometidos por la organización y de que sus recursos están siendo asignados en los proyectos indicados para explotar de la mejor manera posible sus habilidades.
La habilidad de responder a estas preguntas determinará qué tan bien se ha implementado la APP en la organización.
Algunos de los problemas que se presentan por la falta de una Administración del Portafolio de Proyectos son:
Como resultado, muchas organizaciones tienen:
La administración del portafolio es acerca de ejecutar los proyectos correctos. Si se seleccionan los correctos, el resultado es un portafolio con un alto retorno planeado para la organización; un portafolio correctamente balanceado y que apoya al cumplimiento con la estrategia del negocio.
La APP incluye la administración de la demanda de iniciativas, la priorización de proyectos, balanceo del portafolio, planeación de recursos empresariales y realizar una calendarización de trabajo excelente. Para implementar de manera exitosa la APP, la organización debe poder mantener como principales valores la transparencia en la información, la honestidad y el compromiso de los ejecutivos para realizar el análisis de los proyectos por ejecutar y en ejecución.
Para realizar el análisis del portafolio, generalmente se consideran las siguientes actividades:
Diferencia entre la Administración de Programas y Portafolios
Desde el punto de vista de proyectos es importante resaltar la diferencia entre programas y portafolios. La principal diferencia es que los programas generalmente constan de proyectos relacionados y un portafolio consta de programas y otros proyectos no asociados.
De manera sencilla, la administración de proyectos considera solamente a uno (ya sea grande o pequeño) enfocándose en la generación de entregables de acuerdo a un calendario y presupuesto. La administración de programas se encarga de coordinar múltiples proyectos que de manera conjunta generan un resultado para el negocio. La administración del portafolio coordina un conjunto de proyectos y programas que puedan o no tener interdependencias y que están enfocados a cumplir un objetivo de la compañía.
* El Ing. Fco. Javier González Martínez Socio Fundador Kinectara® Consultoría, certificado en PMP, MCP, SCM™, SDC™, SPOC™, STC™, SAMC™, QA Audit, ITIL.